Direct naar (in deze pagina): inhoud, zoekveld of menu.

  • Download PDF

6. BEDRIJFSVOERINGSPARAGRAAF

In de bedrijfsvoeringparagraaf (BVP) wordt verslag gedaan van relevante aandachtspunten in de bedrijfsvoering. De informatie opgenomen in de BVP is tot stand gekomen vanuit het departementale management control systeem en informatie uit audits van de Auditdienst Rijk (ADR). Deze bedrijfsvoeringparagraaf omvat drie paragrafen:

  • 1.  uitzonderingsrapportage voor vier onderdelen: rechtmatigheid, totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie, financieel en materieel beheer en overige aspecten van de bedrijfsvoering;
  • 2.  rijksbrede bedrijfsvoeringonderwerpen en
  • 3.  belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering.

1. Uitzonderingsrapportage voor vier onderdelen

a. Rechtmatigheid

Vanuit de bij EZK en LNV bekende informatie zijn voor het totaal van de agentschappen fouten in de rechtmatigheid van de verantwoordingsinformatie EZK die gerapporteerd moeten worden.

Overzicht overschrijdingen rapporteringstoleranties agentschappen (x 1 mln €)

Rapporteringstolerantie

Omvangsbasis

Tolerantie

Fouten en onzekerheden

Fouten en onzekerheden in procenten van de omvangsbasis

Samenvattende staat baten-/lastenagentschappen EZK

937

25

33,6

3,6%

Voor de agentschappen gezamenlijk bedraagt de tolerantiegrens voor rechtmatigheidsfouten en onzekerheden € 25 mln. De fouten en onzekerheden zijn vooral (€ 30,3 mln) veroorzaakt door rechtmatigheidsfouten bij inkopen voor het oprichten van de projectdirectie die de Tijdelijke Commissie Mijnbouwschade Groningen (TCMG) ondersteunt bij het nemen van besluiten op aanvragen voor schadevergoeding. Over 2018 is bij TCMG het totale bedrag aan onrechtmatigheden hierdoor € 24,3 mln. Inmiddels heeft een aanbesteding plaatsgevonden, waardoor sinds eind 2018 de onrechtmatigheid voor een groot deel is opgeheven. Het overige deel (in totaal € 6,0 mln) van de onrechtmatige aangegane verplichtingen is vooral (€ 5,4 mln) veroorzaakt door problemen met het uitvoeringsplatform waarop de POP3-regelingen worden uitgevoerd. RVO.nl heeft hiervoor een dienstverleningsovereenkomst gesloten met de Provincie Noord-Brabant inzake het gebruik van hun uitvoeringssysteem. Voor beide gevallen geldt dat het vanwege tijdsdruk een bewuste keuze is geweest om van de voorgeschreven inkoopprocedure af te wijken.

b. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Vanuit de bij EZK en LNV bekende informatie zijn er geen tekortkomingen in de totstandkoming van niet-financiële verantwoordingsinformatie die gerapporteerd moeten worden.

c. Financieel en materieel beheer

Opvolging aanbevelingen Algemene Rekenkamer

De Algemene Rekenkamer (AR) heeft de centrale aansturing van informatiebeveiliging in haar rapportages bij het jaarverslag over 2017 en 2016 gekwalificeerd als een onvolkomenheid. Reden hiervan is dat de AR heeft geconstateerd dat het departement op centraal niveau niet beschikt over voldoende informatie over de maatregelen van informatiebeveiliging om goed te kunnen (bij)sturen en dat het onvoldoende controleerbare maatregelen van informatiebeveiliging heeft getroffen met betrekking tot de onderzochte kritieke systemen. Het ministerie heeft daarom in 2017 een verbeterplan geïmplementeerd, waardoor op centraal niveau aantoonbaar meer zicht is op de opzet en werking van de maatregelen die van belang zijn voor de informatiebeveiliging. De juiste acties en maatregelen zijn hierdoor inmiddels genomen. De AR heeft de werking van die maatregelen zelf nog niet kunnen vaststellen en daarom informatiebeveiliging ook in 2017 als onvolkomenheid aangemerkt. In 2018 is doorgegaan op de ingeslagen weg en zijn verdere verbeteringen doorgevoerd.

Nationale verklaring

Met de Nationale Verklaring geeft de Minister van Financiën, namens het kabinet, jaarlijks aan de Europese Commissie (EC) en de Tweede Kamer een verklaring af over het financieel beheer van middelen uit de Europese fondsen en de rechtmatigheid van financiële transacties en openstaande vorderingen (tot op het niveau van begunstigden). De onderliggende deelverklaringen van LNV en EZK voor de gezamenlijke Europese Landbouwfondsen (LNV), het Europees Fonds voor Maritieme Zaken (LNV) en Visserij en het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EZK) zijn begin maart 2019 afgegeven aan de Minister van Financiën en bevatten geen beperkingen.

d. Overige aspecten in de bedrijfsvoering

Algemene Verordening Gegevensbescherming

Per 25 mei 2018 is binnen de Europese Unie de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Er is per dienstonderdeel van EZK en LNV een groot implementatietraject nodig om aan de AVG te kunnen voldoen, bestaande uit inventarisaties van gegevensverwerking en risicoanalyses. EZK en LNV hebben gezamenlijk een programma implementatie AVG georganiseerd om te waarborgen dat de dienstonderdelen in control zijn op het proces van de implementatie van de verordening.

Informatiebeveiliging

EZK en LNV hebben, conform de richtlijnen van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, op 15 februari 2019 een «in control» verklaring afgegeven over informatiebeveiliging in 2018. Alle kritieke informatiesystemen zijn beoordeeld op hun conformiteit met de Baseline Informatiebeveiliging Rijk. LNV heeft één risico op het gebied van Informatiebeveiliging geclassificeerd als «zeer hoog». Dit betreft het toegangsbeheer tot gedeelde bestanden (file-shares). Hiervoor is in 2016 een verbeterplan gestart om waar mogelijk file-shares op te heffen en het opnieuw instellen van autorisaties.

2. Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

Departementale checks and balances bij inzet subsidies

Om de kwaliteit van subsidie-instrumenten te bewaken en te verbeteren leggen beleidsdirecties alle voorstellen voor nieuwe of gewijzigde subsidie-instrumenten ter beoordeling voor aan de Monitorcommissie (MC) onder leiding van de Chief Economist. De MC kijkt kritisch naar nut, noodzaak en vormgeving van nieuwe of gewijzigde subsidie-instrumenten. Om een onafhankelijke toetsing te borgen zijn de directeuren FEZ en de directeur Wetgeving en Juridische Zaken (WJZ) lid van deze commissie evenals een aantal beleidsdirecteuren en RVO.nl als uitvoerende dienst. Bij de beoordeling worden uitkomsten van uitgevoerde evaluaties betrokken die conform de regelgeving voor subsidies eens in de 5 jaar plaatsvinden. Daarnaast toetst FEZ alle nieuwe subsidie-instrumenten op financiële gevolgen, doelmatigheid en doeltreffendheid. De directeur FEZ van EZK is daarnaast voorzitter van de departementale Beleidskwaliteit en -Evaluatiecommissie (BEC) waar met behulp van externe onafhankelijke deskundigen van planbureaus en universiteiten advies wordt gegeven over evaluatieopzetten. Beide commissies werken zowel voor EZK als LNV waardoor expertise en ervaringen effectief worden gedeeld.

Beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies

RVO.nl is de uitvoerder van subsidieregelingen van EZK en LNV voor bedrijven. Uit actuele risicoanalyses blijkt dat voor alle subsidieregelingen opgenomen in de Regeling nationale EZ-subsidies het (rest)risico van misbruik- of oneigenlijk gebruik door begunstigden als laag/aanvaardbaar is gekwalificeerd. Bestaande maatregelen om subsidiefraude te bestrijden zijn onder andere: de tijdige opstelling van risicoanalyses ter bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies door begunstigden, het in voorkomende gevallen opvragen van controleverklaringen bij subsidieverantwoordingen, het bijhouden van een register van ernstige onregelmatigheden en het via de fraudecoördinator van RVO.nl melden van vermoedens van fraude bij het OM.

Grote ICT projecten

Het Ministerie van BZK informeert de Tweede Kamer periodiek over departementale grote ICT-projecten. Deze projecten worden op het Rijks ICT-dashboard openbaargemaakt en minimaal éénmaal per jaar geactualiseerd. Deze rapportageplicht geldt voor alle ICT-projecten waarvan de kosten tenminste € 5 mln bedragen. In 2018 zijn binnen EZK en LNV:

2 grote ICT-projecten gestart:

  • •  Programma (her)inrichting ICT;
  • •  Programma Procesvernieuwing, Informatie en ICT.

8 grote ICT-projecten blijven doorlopen:

  • •  AMRI (vernieuwing bancair systeem ten behoeve van garantstellingen RVO.nl);
  • •  Phoenix+ (CBS);
  • •  Kern Gezond (KvK);
  • •  Cloud Werkplek – Continuïteit werkplekdiensten;
  • •  Cloud Werkplek – Vernieuwing werkplekdiensten;
  • •  MIVSP (Maritiem informatievoorzieningsplatform bij DG ETM);
  • •  DigiAT (Zaakgerichtwerken bij AT);
  • •  TRANSVIR2RVO (Visregelingen bij RVO.nl).

Externe inhuur

Het kabinet hanteert, naar aanleiding van de motie Roemer, een norm voor externe inhuur van 10% van de personeelskosten. Het inhuurpercentage van EZK en LNV komt uit op 19,9% (2017: 19,6%). De overschrijding van de norm is het gevolg van inhuur bij DICTU en RVO.nl. In geval van DICTU is de aanleiding met name de behoefte aan specifieke (ICT-) expertise, deels samenhangend met bovengenoemde ICT-projecten. Zelf alle kennis in huis hebben is dikwijls niet mogelijk en ook lang niet altijd zinvol, gezien de snelle ontwikkelingen op ICT-gebied en de wisselende expertise die dit vraagt. Daarnaast bemoeilijkt de krappe arbeidsmarkt voor ICT-ers de werving van eigen ICT-personeel. In geval van RVO.nl is de aanleiding met name de «flexibele schil», zodat ingespeeld kan worden op fluctuaties in het gevarieerde opdrachtenpakket dat RVO.nl uitvoert en waarvoor gespecialiseerde kennis nodig is (opdrachten van diverse ministeries gericht op ondernemend Nederland bij duurzaam, agrarisch, innovatief, internationaal ondernemen en de afhandeling van schadeloosstellingsdossiers Groningen). Het inzetten van externe inhuur biedt de flexibiliteit om kostenefficiënt met dit spanningsveld tussen vraag en aanbod om te gaan.

Audit Committee

Het Audit Committee (AC) adviseert het departementaal management over de bedrijfsvoering waaronder het auditbeleid. Het AC bestond in 2018 uit de secretaris-generaal (voorzitter), de plaatsvervangend SG, twee directeuren-generaal en twee externe leden, met ondersteuning van de directeuren Financieel-Economische Zaken (FEZ) en ADR. Onderwerpen van overleg waren risicomanagement, de auditplanning en controle-aanpak 2018 door de ADR, toezichtrapportages van FEZ over het financieel en materieel beheer, uitkomsten van ADR- en AR-controles en Europese audits over 2017, voortgangsrapportage controlebezoeken door de Europese Commissie (EC) en 5 strategische onderwerpen: Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), Cloud Werkplek, Tenders Wind op zee, Shared Service organisaties (SSO’s) en Digitale dienstverlening.

3. Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

Oprichting LNV

De gezamenlijke bestuursraad van EZK en LNV heeft, naar aanleiding van het kabinetsbesluit uit 2017 tot oprichting van een Ministerie van LNV, gekozen voor een herinrichting waarin beide departementen organisatieonderdelen, ICT-systemen en kaders delen. Zo gaan de directies Wetgeving en Juridische Zaken en Bedrijfsvoering en de regioambassadeurs voor EZK en LNV werken. De organisatieonderdelen die samen worden gedeeld zijn ondergebracht bij EZK, met uitzondering van de crisisorganisatie die is ondergebracht bij LNV. De uitkomsten van de herinrichting in 2018 zijn vastgelegd in de per 1 januari 2019 voor EZK en LNV geldende organisatie- en mandaatbesluiten.