Direct naar (in deze pagina): inhoud, zoekveld of menu.

Rijksbegrotingsfasen
RijksbegrotingOverzichtVoorbereidingUitvoeringVerantwoording
2017
  • Begrotingsstaat
  • Download PDF

5. BEDRIJFSVOERINGSPARAGRAAF

Bedrijfsvoeringsparagraaf Eerste Kamer

Paragraaf 1. Uitzonderingsrapportage

1. Rechtmatigheid

In 2017 is uitsluitend betaald na levering van een product of dienst. Voor alle leveringen die groter zijn dan € 5.000,00 excl. BTW worden er meerdere offertes aangevraagd en wordt in ieder geval een opdrachtbrief gemaakt, waarin bij derden (niet zijnde onderdelen van de Staat der Nederlanden) wordt verwezen naar de ARVODI 2016 (zie www.rijksoverheid.nl). Bovendien wordt bij bedragen groter dan € 5.000,00 excl. BTW de verplichting aangemaakt. Alle facturen worden eerst gecontroleerd en getekend door de financieel medewerker, daarna door het Hoofd van betreffende afdeling. Facturen met een bedrag groter dan € 1.500,00 incl. BTW worden ook nog door de Griffier getekend, voordat deze facturen betaald kunnen worden.

Catering en Internet – diensten zijn aanbesteed, resp. nationaal meervoudig onderhands (2B dienst) en niet-openbaar Europees.

De salarisadministratie via Centric heeft een ISAE-3402 verklaring.

Prestatie-indicator: rechtmatig financieel beheer.

Streefniveau 2017: een goedkeurende controleverklaring.

2. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Doorontwikkeling van de ondersteuning aan leden en commissies.

Het betreft hier de doorontwikkeling van de kerntaak van de ambtelijke organisatie: het leveren van een effectieve en optimale ondersteuning aan haar leden en commissies op velerlei gebied: inhoudelijk, organisatorisch en publicitair. Hier vormt het «werkplan 2017 en 2018» de basis, alsmede de «tijdelijke commissie werkwijze».

Prestatie-indicator: tevredenheid van de leden over het geheel van de dienstverlening.

Streefniveau 2017: kwalificatie «goed».

3. Financieel en materieelbeheer

Er wordt gewerkt met het financieel systeem «Oracle». Alle documenten, van zowel P&O, Salaris als Financiën en Inkoop worden beoordeeld vanuit minstens het vier-ogenprincipe. Dit om fraude en omissies te voorkomen.

Prestatie-indicator: ordentelijk financieel en materieel beheer.

Streefniveau 2017: een goedkeurende controleverklaring.

4. Overige aspecten van bedrijfsvoering

Het faciliteren van Kamerleden

In het bijzonder zal aandacht worden besteed aan de verbetering van huisvesting, ICT- ondersteuning en digitalisering van de stukkenstroom. Prestatie-indicator: Klantentevredenheid.

Administratie

Er is een beschrijving van de AO op financieel administratief terrein, waaronder valt de financiële-, de salaris- en de personeelsadministratie. In 2017 is dit verder uitgebouwd in Visio.

Doorontwikkelen van de Managementrapportage in samenhang met het financiële systeem «Oracle». De contracten worden beheerd door de financiële administratie en bijgehouden in een apart Excel bestand. De Werkkostenregeling (WKR) is ingevoerd per 1 januari 2013.

Overig

Het betaalgedrag is zodanig, dat in 2017 minstens 95% van de facturen binnen 30 dagen is betaald.

Er is een inventarisatie aanwezig van alle in het gebouw zijnde Kunst, Schilderijen, etc. de Keuken inventaris, TV’s, ICT Hardware met proces-verbalen, Meubilair en Apparatuur voor live uitzenden.

De abonnementen van Leden en ambtenaren worden bijgehouden door de afdeling Inhoudelijke Ondersteuning, specifiek het CIP. Dit zal blijvend worden geactualiseerd.

Streefniveau punt 4 2017: kwalificatie «goed».

Bedrijfsvoeringsparagraaf Tweede Kamer

Paragraaf 1. Uitzonderingsrapportage

1. Rechtmatigheid

In 2017 geeft het rapport van de Auditdienst Rijk geen aanleiding tot opmerkingen. De tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid zijn niet overschreden. Er is sprake van een getrouwe weergave.

2. Totstandkoming beleidsinformatie

Er hebben zich geen bijzonderheden voorgedaan. De Tweede Kamer heeft voor de totstandkoming van de niet-financiële informatie de procedure gevolgd.

3. Financieel en materieelbeheer

Het financieel en materieel beheer is op orde en geeft geen aanleiding tot opmerkingen. In 2017 heeft de Tweede Kamer stevig ingezet op het op orde brengen van de informatiebeveiliging van het financiële informatiesysteem Oracle en de onderliggende database. De Auditdienst Rijk bevestigt dat de Tweede Kamer de informatiebeveiliging op een groot aantal punten heeft verbeterd. Met ingang van 2018 is de stafdienst FEZ proceseigenaar van het beheerproces en worden concrete afspraken gemaakt over de vereiste controles en de informatie die moet worden opgeleverd in de vorm van een beheerrapportage.

4. Overige aspecten van bedrijfsvoering,

De aanbevelingen van de Auditdienst Rijk uit 2016 zijn ingevoerd. Een punt van aandacht voor 2018 is het beeld completeren voor wat betreft de effectiviteit van de beveiliging van het financiële systeem en de beheerrapportages zowel intern als extern richting de samenwerkingspartners.

In het kader van de samenwerking met de Hoge Colleges van Staat is op initiatief van de Tweede Kamer gesproken over het verder professionaliseren van de samenwerking. Een eerste aanzet is gegeven om tot een governancemodel te komen. Het model wordt met ingang van april 2018 ingevoerd en zal bestaan uit een opdrachtgeversberaad en een beheerberaad.

Paragraaf 2. Rijksbrede bedrijfsonderwerpen

Het Audit Committee is in 2017 driemaal bijeengekomen en heeft een eerste aanzet gegeven richting integraal risicomanagement en intern auditbeleid binnen de Tweede Kamer.

Paragraaf 3. Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

De Tweede Kamer heeft geen bijzonderheden te melden.