| Rijksbegroting | Overzicht | Voorbereiding | Uitvoering | Verantwoording | |
|---|---|---|---|---|---|
| 2010 |
| ||||
3. DE BEDRIJFSVOERINGSPARAGRAAF
Sturing en beheersing
Het jaar 2010 zal in het teken staan van een verdere stabilisatie van SAP/FINAD. De integratie van financieel- en materieel-logistieke modules zal verder vorm krijgen. Met deze integratie zal een betere ondersteuning worden gegeven aan de bedrijfsvoering. De op SAP/FINAD gerichte opleidingen zullen veel aandacht krijgen om kennis en kunde breed beschikbaar te hebben en te houden in de organisatie.
Met het adagium «bewaken op uitgaven en sturen op kosten», wordt tevens het nieuwe financiële besturingsmodel Defensie ingevoerd. Dit heeft gevolgen voor de processen en voor de inrichting van de control-organisatie. Daarnaast wordt de komende periode een beleidsstudie rondom control uitgevoerd. Op basis van deze studie wordt een controlbeleid ontwikkeld dat leidend is voor de inrichting van de controlfunctie binnen het ministerie van Defensie. Dit nieuwe controlbeleid wordt in 2010 geïmplementeerd.
Rechtmatigheid van de begrotingsuitvoering
EU-aanbestedingen
Evenals in de afgelopen periode zal er ook in 2010 een scherpe controle zijn op EU-aanbestedingen. Veel verbetermaatregelen zijn in de afgelopen periode reeds uitgevoerd met als gevolg een verbeterde werking van de regelgeving. Een belangrijke maatregel die nog moet worden doorgevoerd betreft een goed werkend contractenregister, als hulpmiddel voor het signaleren van aflopende contracten. Bij afwezigheid van een goed werkend contractenregister wordt de afloop van inhuur- en raamcontracten vaak te laat gesignaleerd. In 2010 zal een overkoepelend contractenregister worden ingevoerd.
Beter verbeteren
Het project Beter verbeteren, dat is gestart na de uitkomsten van het bezwaaronderzoek door de Algemene Rekenkamer in 2008, zal ook in 2010 als overkoepelend project worden voortgezet. De onderdelen verbetering financieel beheer en professionaliseren materieelbeheer zijn in aparte projectorganisaties belegd. Het project verbetering financieel beheer loopt door tot en met 2011 en het project professionaliseren materieelbeheer loopt door tot 2014.
Defensie staat voor de uitdaging om de aandacht voor beheer structureel in te bedden in de gehele organisatie. De aandacht voor beheer dient weer vanzelfsprekend te worden, een natuurlijk element van de sturing en beheersing van de bedrijfsvoering. De ondersteuning door en de voorbeeldfunctie van de ambtelijke en militaire top is daarbij doorslaggevend. Bij deze sturing dient een optimale combinatie van regels en gedrag te zijn. Juist deze combinatie is de sleutel voor een succesvol verbeterprogramma. Ook in 2010 worden gerichte activiteiten ondernomen om de aandacht voor beheer blijvend op de agenda te houden.
Financieel beheer
De uitvoering van het verbeterplan financieel beheer is in maart 2009 begonnen. De verbetermaatregelen van het Meerjarig Verbeterplan Financieel Beheer zijn eind 2011 allemaal ingevoerd. Dit resulteert uiterlijk in 2012 tot een voldoende niveau van het financieel beheer bij Defensie.
Het gaat hier onder andere om het uniformeren van opleidingseisen voor medewerkers in het financieel beheer en de borging van procesbeschrijvingen.
De ambitie is dat onvolkomenheden in het financieel beheer tot een uitzondering gaan behoren.
Professionaliseren materieelbeheer
Het project Professionaliseren materieelbeheer wordt gefaseerd uitgevoerd en loopt door tot in 2014. In 2009 is gestart met het beschrijven van de rollen van het materieelbeheer en is de aandacht voor het materieelbeheer bij het management bevorderd. Voor 2010 ligt de focus op de materieelsoorten die op basis van de centrale risicoanalyse worden aangemerkt als «gevoelig materieel» zoals wapens, munitie en cryptoapparatuur.
Risico’s
De gevraagde middelen voor de uitvoering van het verbeterplan financieel beheer en het project professionaliseren materieelbeheer zetten extra druk op de begroting en de schaarse capaciteit van Defensie voor de komende jaren. De volgende risico’s worden onderkend.
Financieel beheer
Het niet of onvoldoende kunnen vrijmaken van de gevraagde personele capaciteit en middelen kan ertoe leiden dat de uitvoering van het verbeterplan financieel beheer vertraging oploopt. Dit heeft consequenties voor de beoordeling door de Algemene Rekenkamer over de stand van zaken financieel beheer.
Materieelbeheer
Het niet of onvoldoende kunnen vrijmaken van de gevraagde personele capaciteit kan ertoe leiden dat de voorwaarden voor het borgen van het materieelbeheer zowel op de werkplek als in het proces niet worden ingevuld. Daar waar nu al een tekort aan kennis is, zal dit ernstiger worden. Het materieelbeheer zal op het huidige niveau blijven functioneren, met alle extra inspanningen die dit nu al van het zittende personeel vraagt. De gebrekkig functionerende systemen dragen bij aan de extra werklast voor de organisatie. Als gevolg van de onbetrouwbare gegevens in de systemen dreigt het gevaar dat de controleorganisaties extra controles moeten gaan uitvoeren, wat extra capaciteit vraagt. Deze situatie heeft tot gevolg dat de vicieuze cirkel rond de kwaliteit van het materieelbeheer niet wordt doorbroken.
De bovenstaande risico’s zijn bekend bij het management. Er zal een zorgvuldige afweging worden gemaakt tussen de toedeling van de schaars beschikbare capaciteit en de bestaande risico’s.
Bedrijfsvoeringsmaatregelen als gevolg van de economische crisis
Ook Defensie ontkomt in de huidige recessie niet aan het nemen van soms gevoelige maatregelen om de financiële gevolgen van de economische crisis op te vangen. Er wordt zoveel mogelijk gezocht naar een verbetering van de doelmatigheid in relatie tot kostenbesparing. Voor 2010 leidt dit tot een taakstelling bij de defensieonderdelen CDC en DMO. Tevens wordt het aanbod van producten en diensten beperkt en wordt er bijvoorbeeld bij bepaalde producten niet meer gekozen voor A-merken.
