Direct naar (in deze pagina): inhoud, zoekveld of menu.

Rijksbegrotingsfasen
RijksbegrotingOverzichtVoorbereidingUitvoeringVerantwoording
2010
  • Download PDF

BATEN-LASTENDIENST CENTRALE ARCHIEF SELECTIEDIENST (CAS)

Algemeen

De Centrale Archief Selectiedienst (CAS) van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, te Winschoten, is de belangrijkste archiefbewerker voor de rijksoverheid en heeft als taak om in opdracht van de zorgdragers werkzaamheden te verrichten in verband met archiefbewerking (KB CAS 12 december 1996).

Als facilitaire dienst (lees: Shared Services Organisatie) op het terrein van selectie, verrijking en beheer van overheidsinformatie beschikt de CAS over een pakket diensten en producten, waarmee een belangrijke rol wordt vervuld bij het komen tot een efficiënt informatiebeheer ter borging van de inzichtelijkheid van zowel recht- en doelmatig bestuur en bedrijfsmatige processen, alsook de verantwoording hiervan aan de burger.

De kerntaken van de CAS zijn:

  • A.  Het bewerken en beheren van archieven van de rijksoverheid.
  • B.  Het beschikbaar stellen van archieven van de rijksoverheid.

Bedrijfsvoering

Per 1 januari 2011 worden de activiteiten van de CAS overgedragen aan Doc-Direkt. Bij de slotbalans van de CAS per 31 december 2010 wordt derhalve een verklaring door de RAD verstrekt.

Primair proces

  • A. 

    Het bewerken en beheren van archieven van de rijksoverheid.

    Voor 2010 werd 158 000 uur (2009: 143 000) ingezet voor de uitvoering van door de opdrachtgevers aangedragen projecten. Ruim 38% van de capaciteit werd ingezet op archiefbewerkingsprojecten vallend onder de werking van de Raamconvenanten (financiering vanuit het moederdepartement). De overige 62%, te weten 52% archiefbewerking en 10% opslag&beheersactiviteiten werd ingezet op projecten waarbij financiering door de opdrachtgevers plaatsvindt.

    In 2010 waren de grootste volumeafnemers voor wat betreft archiefbewerking:

    VWS (27%), ELI (17%) en VWS (pensioen en uitkeringsraad) (11%)

    De archiefbewerking leverde een output op van 13,1 km geselecteerd archief, waarvan het meerdendeel ten behoeve van VWS 3,5 km, ELI 2,3 km en VWS (pensioen- & uitkeringsraad) 1,5 km. De in 2010 afgeronde en administratief afgesloten archiefbewerkingsprojecten leverden per saldo 102 inventarissen op.

  • B. 

    Het beschikbaar stellen van archieven van de rijksoverheid.

    Verwerving van archieven van de Belastingdienst in opdracht van het Ministerie van Financiën. De vereiste archiefruimte kon worden gehuurd via de Rijks Gebouwen Dienst, aanpalend aan de CAS-terreinen.

Ondersteunende Processen

Personeelsaangelegenheden:

  • a. 

    Informatiebeveiliging

    Ultimo 2010 zijn alle medewerkers gescreend. Er is geen melding van het niet verstrekken van een «verklaring van geen bezwaar.»

  • b. 

    Externe Inhuur

    Ten behoeve van het op peil brengen van de benodigde productiecapaciteit heeft de CAS 24 uitzendkrachten gedetacheerd. Daarnaast zijn in de periode juli/augustus 35 additionele uitzendkrachten gedetacheerd, hetgeen geleid heeft tot een positieve kwantiteit- en kwaliteitsimpuls.

Vermogensontwikkeling

Tabel weerstandsvermogen Baten-lastendienst CAS
 

Realisatie 2005

Realisatie 2006

Realisatie 2007

Realisatie 2008

Realisatie 2009

Realisatie 2010

Eigen vermogen t.o.v. gemaximeerde omvang (%)

181

142

121

46

– 18

– 55

Aandeel materiële vaste activa gefinancierd met leningen (%)

22

16

6

25

39

59

Verloop voorzieningen (bedragen x € 1 000)

Eigen vermogen tov gemaximeerde omvang: [exploitatiereserve + onverdeelderesultaat/5% van de gemiddelde jaaromzet, berekend over de laatste 3 jaar] * 100.

Percentage materiële vaste activa gefinancierd met leningen: [Leningen bij het MVF/boekwaarde MVA] * 100

De baten-lastendienst CAS werkt op basis van doorberekening van tarieven tegen integrale kostprijs en zonder winstoogmerk, principe van kostendekkenheid.

In 2010 is 1,1% van de totale kosten niet gedekt, met als gevolg een negatief resultaat. Het eigen vermogen bedraagt op balansdatum negatief € 0,271 mln.

Liquiditeit

Tabel Liquiditeit Baten-lastendienst CAS
 

Realisatie 2005

Realisatie 2006

Realisatie 2007

Realisatie 2008

Realisatie 2009

Realisatie 2010

Quick ratio 1

0,91

0,79

0,79

0,66

0,61

0,52

Noot 1: «Quick ratio»: debiteuren + nog te ontvangen + liquide middelen/crediteuren + nog te betalen

Exploitatie

Baten-lastendienst CAS Gespecificeerde verantwoordingsstaat 2010 Bedragen x € 1 000
 

(1)

(2)

(3)=(2)–(1)

 

Omschrijving

Oorspronkelijk vastgestelde begroting

Realisatie

Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting

Realisatie 2009

Baten

       

Opbrengst moederdepartement

4 731

3 486

– 1 245

4 322

Opbrengst overige departementen

3 860

6 750

2 890

5 397

Opbrengst derden

       

Rentebaten

       

Vrijval voorzieningen

       

Bijzondere baten

 

315

315

134

Totaal baten

8 591

10 551

1 960

9 853

         

Lasten

       

Apparaatskosten

8 127

10 077

1 950

9 330

– personele kosten

5 276

7 035

1 759

6 386

– materiële kosten

2 851

3 042

191

2 944

Rentelasten

54

51

– 3

39

Afschrijvingskosten

410

372

– 38

289

– materieel

410

372

– 38

289

– immaterieel

       

Overige lasten

       

– dotaties voorzieningen

       

– materiele kosten projecten

 

239

239

472

Bijzondere lasten

       

Totaal lasten

8 591

10 739

2 148

10 130

         

Saldo van baten en lasten

0

– 188

– 188

– 277

Het negatieve resultaat 2010 van € 0,188 mln. (1,8% van de totale kosten) is als volgt te verklaren.

De bruto-marge archiefbewerkingsprojecten (voorcalculatie versus realisatie) heeft een positief resultaat van € 0,084 mln. opgeleverd, zijnde 0,98% van de omzet archiefbewerking. De bruto-marge bestaat uit 2 componenten, te weten € 0,411 positief resultaat als gevolg van afgesloten projecten en € 0,327 negatief resultaat als gevolg van voorziening onderhanden zijnde projecten ultimo 2010; dit resultaat is bepaald aan de hand van de waarderingsgrondslagen.

Er is sprake van een negatief bezettings- en budgetresultaat van € 0,649 mln.

Een deel van de afschrijvingskosten op de materiële vaste activa (€ 0,032 mln) is doorberekend naar de projecten; dit is opgenomen onder de post bijzondere baten, samen met € 0,283 mln. overige baten.

Ad. A Bewerken en beheren van archieven:

In het kader van de afgesloten Raamconvenanten was voor 2010 voor de uitvoering van de convenantverplichtingen een bedrag van € 4,731 mln. beschikbaar. De realisatie bedroeg € 3,486 mln. De realisatie projecten niet-convenantwerkzaamheden bedroeg € 6,874 mln.

Ad. B Het tijdelijk beschikbaar stellen van archiefruimte:

Er is een omzet van € 1,627 mln gerealiseerd.

Baten-lastendienst CAS Balans per 31 december 2010 (Bedragen x € 1 000)
 

Balans 2010

Balans 2009

Activa

   

Immateriële activa

0

0

Materiële activa

   

– grond en gebouwen

702

328

– installaties en inventarissen

535

510

– overige materiële vaste activa

708

237

Voorraden

52

41

Debiteuren

970

506

Nog te ontvangen

378

210

Liquide middelen

71

517

Totaal activa

3 416

2 349

     

Passiva

   

Eigen Vermogen

   

– exploitatiereserve

– 83

194

– onverdeeld resultaat

– 188

– 277

Leningen bij het MvF

1 156

422

Voorzieningen

 

0

Crediteuren

505

293

Nog te betalen

2 026

1 717

Totaal passiva

3 416

2 349

Het eigen vermogen is negatief en zal door de eigenaar, DGOBR, worden aangevuld.

Onder de post nog te betalen is het onderhanden werk saldo projecten verantwoord voor een bedrag van € 0,56 mln. negatief.

Niet uit de Balans blijkende verplichtingen

De Bestuurder van de CAS heeft kennis van de volgende niet uit de Balans blijkende verplichtingen. In 2006 heeft een medewerker strafontslag verkregen. De medewerker heeft tegen het ontslag een procedure aangespannen, waar inmiddels een uitspraak over is geweest. Hier volgen geen verplichtingen uit. Er is een vordering op deze medewerker van € 29 000,– die is opgenomen onder de post voorschotten personeel.

Investeringen

Er is in 2010 voor een bedrag van € 1,24 mln. geïnvesteerd, waarvan ruim 50% aan ICT. Van de materiële vaste activa is ultimo 2010 61% afgeschreven.

Gelet op de liquide middelen positie, zie toelichting kasstroomoverzicht, heeft de CAS, de investeringen 2010 grotendeels (66%) gefinancierd door een beroep te doen op de leenfaciliteit.

Baten-lastendienst CAS Kasstroomoverzicht per 31 december 2010 (Bedragen x € 1 000)
   

(1)

(2)

(3)=(2)–(1)

   

Oorspronkelijk vastgestelde begroting

Realisatie

Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting

1

Rekening-courant RHB 1 januari 2010

– 410

516

926

2

Totale operationele kasstroom

410

62

– 348

         
 

Totaal investeringen (–/–)

– 700

– 1 242

– 542

 

Totaal boekwaarde desinvesteringen (+)

0

0

0

3

Totaal investeringkasstroom

– 700

– 1 242

– 542

         
 

Eenmalige uitkering aan moederdepartement (–/–)

0

0

0

 

Eenmalige storting door het moederdepartement(+)

     
 

Aflossingen op leningen (–/–)

– 214

– 85

129

 

Beroep op leenfaciliteit (+)

700

819

119

4

Totaal financieringskasstroom

486

734

248

         

5

Rekening-courant RHB 31 december 2010 (=1+2+3+4) 1

– 214

70

284

Noot 1: Maximale roodstand is € 0,5 mln.

De realisatie investeringen is hoger dan begroot o.a. als gevolg van het doorschuiven van investeringen 2009.

De mutatie tussen het begin- en eindsaldo rekening-courant voor 2010 bedraagt € 0,446 mln. en is grotendeels te verklaren door het oplopen van het debiteurensaldo.

Doelmatigheid
   

2007

2008

2009

2010

Uurtarieven

                 
                   

Specialisten

 

85,00

85,00

85,00

85,00

Archiefbewerking

 

52,00

52,00

52,00

52,00

Selecteurs

 

Opslag & Beheer

 

45,50

45,50

45,50

45,50

                   

Productie

                 
   

Uren

%

Uren

%

Uren

%

Uren

%

                   

Totaal

 

127 434

100,0

154 739

100,0

143 004

100,0

158 577

100

Formatief

 

109 852

86,2

105 831

68,4

99 125

69,3

98 662

62,2

Inhuur

 

17 582

13,8

48 908

31,6

43 879

30,7

59 915

37,8

                   

Bezetting formatief

                 
   

Uren

fte

Uren

fte

Uren

fte

Uren

fte

                   

Specialisten

 

5 694

5,1

4 195

4,1

5 441

5,1

4 765

5,1

Archiefbewerking/selecteurs

 

92 994

68,9

91 477

66,6

84 143

59,4

84 102

59,2

Opslag & Beheer

 

11 164

7,0

10 159

6,8

9 541

6,0

9 730

6,0

                   

Productie per fte

                 
 

Norm

Uren

%

Uren

%

Uren

%

Uren

%

                   

Specialisten

49,2%

1 423,6

70,1

1 048,7

51,6

1 076,2

53,1

941,8

46,2

Archiefbewerking/selecteurs

71,1%

1 415,4

69,7

1 452,9

71,5

1 416,6

69,7

1 420,6

70,0

Opslag & Beheer

73,8%

1 594,9

78,5

1 505,5

74,1

1 590,2

78,3

1 621,7

79,0

Kwaliteitsindicatoren

                 

Klanttevredenheid:

                 

– aantal ingediende klachten

 

niet gemeten

1

0

0

Tijdige oplevering:

                 

– % tijdige oplevering

 

100%

100%

100%

100%

Goede oplevering Nat. Archief:

               

– % goede staat

 

95%

97%

97%

97%

– % goede toegang

 

100%

100%

100%

100%

De gemiddelde productieve norm p/fte voor de groep archiefbewerking, 71,1% (1450 uur), is niet gerealiseerd, namelijk 70% (1420 uur).

Het ziektepercentage in het primair proces bedroeg 4,6%. CAS totaal geeft een ziektepercentage van 5,1%.

Ruim 37% van het gerealiseerde productievolume is gerealiseerd door inhuurkrachten, mede als gevolg van tijdelijk uitbreiding van het volume.